4. Omgaan met dossiers 

4.1 Aanleggen, inhoud, verantwoordelijkheid, schoning en beveiliging

Aanleg

Definitief dossier (D-status)

Van elke zaak die in onderzoek wordt genomen of waarin een taakstraf wordt opgelegd, en waarvan nog geen dossier bestaat, wordt een (definitief) gezinsdossier aangelegd, dat wordt voorzien van een KIS-nummer.
In strafzaken wordt bovendien een subdossier aangelegd per kind, als onderdeel van het gezinsdossier. Dit strafdossier krijgt dan ook hetzelfde KIS-nummer als het gezinsdossier.

Voorlopig dossier (V-status)

In een voorlopig dossier worden opgeborgen (en van een KIS-nummer voorzien): stukken van meldingen die (nog) niet in onderzoek worden genomen, informatie ingewonnen naar aanleiding van een verzoek tot het verkrijgen van een Verklaring van geen bezwaar en andere losse bescheiden waarvan het van belang wordt geacht om deze voorlopig te bewaren.

Indien ten aanzien van deze zaken alsnog wordt besloten tot een onderzoek dan wordt het dossier definitief.

Klachtdossier

Een klachtdossier bevat alle documenten die betrekking hebben op de behandeling van klachten door of vanwege de directeur en op een eventuele behandeling door de klachtencommissie.

N.B. Bij de aanleg van een dossier worden de persoonsgegevens geregistreerd. Hierbij vindt automatische bevraging plaats van de Gemeentelijke Basisadministratie, behalve bij de aanleg voor een klachtdossier.

Inhoud

Een dossier is chronologisch geordend en bevat, voorzover van toepassing, de volgende stukken:

- het journaal (waarin opgenomen de contactenlijst met inbegrip van alle gevoerde telefoongesprekken);

  • de besluitenlijst;

  • rapporten;

  • alle ontvangen en uitgaande correspondentie (met paraaf);

  • verzoekschriften en adviesbrieven (ondertekend); beschikkingen;

  • verzonden en terugontvangen conceptteksten en

  • andere relevante bescheiden, zoals verslagen voor zover niet verwerkt in journaal of rapport, telefoonnotities van de raadsonderzoeker (voor zover meebepalend voor het verloop van de zaak) en van andere raadsmedewerkers.

Geen onderdeel van het dossier maken uit:

  • werkaantekeningen (geheugensteun voor eigen gedachtevorming van medewerker);

  • testmateriaal van een gedragsdeskundige (dit materiaal wordt in het archief bij het dossier opgeborgen en is alleen opvraagbaar door een gedragsdeskundige).

Werkaantekeningen worden in ieder geval drie maanden na het beëindigen van de zaak, of van het hoger beroep, vernietigd.

Het testmateriaal dient gedurende vijf jaar bewaard te worden (conform de richtlijnen van de beroepsvereniging) of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit, mits dit wetenschappelijk verantwoord is.

Indien er sprake is van een klacht wordt een kopie van de klacht en van de uitspraak, alsmede - indien van toepassing - correspondentie met de rechterlijke macht over het feit dat er een klacht is ingediend in het gezinsdossier bewaard. Ingeval klachtbehandeling door of vanwege de directeur heeft plaatsgevonden wordt een volledig klachtdossier bewaard bij de desbetreffende directie.

Verantwoordelijkheid

De praktijkleider is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit en volledigheid van de dossiers. De dagelijkse verantwoordelijkheid berust bij degene die het dossier op dat moment onder zich heeft.

Schoning

Een dossier is zoveel mogelijk op elk moment compleet. In geval van een verzoek om inzage in het dossier tijdens een onderzoek moet de praktijkleider nagaan of het dossier inderdaad compleet is, zonodig de ontbrekende stukken (laten) toevoegen en de niet tot het dossier behorende stukken (laten) verwijderen (schonen).

Ook wordt dan een tussentijdse uitdraai van het journaal uit KIS gemaakt en in het dossier gevoegd. Het dossier wordt ook geschoond indien het wordt overgedragen aan een volgende raadsmedewerker. Tevens wordt een dossier geschoond na beëindiging van de zaak.

Beveiliging

De ruimte waarin de dossiers zijn opgeborgen mag uitsluitend betreden worden door daartoe bevoegde medewerkers. Het uitlenen en opbergen van dossiers geschiedt uitsluitend door daartoe bevoegde medewerkers.

Dossiers die zich buiten de archiefruimte bevinden, moeten na kantooruren in afgesloten kasten zijn opgeborgen. De informatie van het informatiesysteem (KIS) is opgeslagen op een centraal geheugen in een beveiligde ruimte.

4.2. Intern gebruik van dossiers door medewerkers van de Raad. 

Rapporten worden opgemaakt voor een bepaald doel, waarbij rekening wordt gehouden met de omstandigheden van het moment. Zij zijn daardoor beperkt in hun waarde voor andere doeleinden en tevens tijdgebonden.

In verband hiermee geldt voor intern gebruik dat rapporten ouder dan vijf jaar niet meer worden gebruikt. Uitzonderingen zijn slechts mogelijk als het actuele raadsonderzoek daartoe aanleiding geeft en moeten worden gemotiveerd. Indien een ouder rapport bij wijze van uitzondering gebruikt wordt, worden betrokkenen daarover geïnformeerd.

4.3. Vernietiging van dossier.

Een dossier wordt in beginsel vernietigd wanneer van het gezin het jongste kind waarmee de Raad bemoeienis had meerderjarig is geworden, behoudens de hierna genoemde uitzonderingen:

  • Met betrekking tot dossiers in adoptiezaken dient een bewaartermijn van vooralsnog onbeperkte duur in acht genomen te worden. Dit houdt verband met de toenemende vraag naar afstammingsgegevens. Bovendien kan het geadopteerde kind de adoptie na zijn meerderjarigheid laten herroepen. Zodra een geadopteerd kind meerderjarig is geworden, dient het dossier gesloten te worden bewaard. Het kan slechts met toestemming van een unitmanager van de betreffende vestiging worden geopend.

  • De dossiers betreffende gezinsonderzoeken met het oog op een op te nemen adoptiekind worden na een termijn van vijf jaar vernietigd, indien in deze periode geen kind ter adoptie in het gezin wordt geplaatst.

  • Een strafdossier wordt in beginsel eerst vernietigd nadat de betreffende jeugdige de leeftijd van 21 jaar heeft bereikt.

  • Een klein aantal dossiers wordt van vernietiging uitgesloten met het oog op wetenschappelijk onderzoek. Deze dossiers worden niet bij de Raad, maar op een centrale plaats bewaard. Zij zijn niet op persoonsnaam toegankelijk.

Voorlopig dossier

Een voorlopig dossier wordt vernietigd vijf jaar nadat voor het laatst relevante informatie is bijgevoegd, of zoveel eerder als van het gezin het jongste kind waarmee de Raad bemoeienis heeft gehad meerderjarig is geworden.

Klachtdossier

Een klachtdossier wordt vernietigd vijf jaar nadat een klacht is ingediend of zoveel eerder als van het gezin het jongste kind waarmee de Raad bemoeienis heeft gehad meerderjarig is geworden.