Het uitoefenen van de taken door de Raad gaat gepaard met uitwisseling van persoonsgegevens van en naar verschillende personen en instellingen.

Het verwerken van deze gegevens kan een onaanvaardbare inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen met zich meebrengen. In artikel 10 van de Grondwet en diverse internationale verdragen wordt het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer erkend.

Ter uitvoering van artikel 10 van de Grondwet geeft de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) algemene normen die gericht zijn op een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Onder verwerking van deze gegevens wordt verstaan: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde procédés (artikel 1, onder a en b, Wbp).

De verwerking van persoonsgegevens dient op behoorlijke en zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet plaats te vinden.

Persoonsgegevens worden verzameld voor een bepaald doel of bepaalde doeleinden. Dit doel moet welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. Verdere verwerking van deze gegevens voor een ander doel dan waarvoor ze verzameld zijn, mag alleen op een wijze die verenigbaar is met het doel of de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Artikel 8 van de Wpb geeft een limitatieve opsomming van de gronden die een gegevensverwerking rechtvaardigen. Voor de raad zijn in het bijzonder de volgende gronden van belang:

• de betrokkene heeft voor de verwerking van de gegevens zijn ondubbelzinnige toestemming verleend;
  Onder betrokkene wordt in de Wbp verstaan degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld, dan wel ten behoeve van de betrokkene een mentorschap is ingesteld, is in de plaats van de toestemming van betrokkene die van zijn wettelijk vertegenwoordiger vereist.

• de gegevensverwerking is noodzakelijk ter uitvoering van een wettelijke plicht;

• de gegevensverwerking is noodzakelijk voor de goede vervulling van een door de raad of een ander bestuursorgaan te verrichten publiekrechtelijke taak.

De aard van sommige persoonsgegevens brengt mee dat de verwerking ervan een grote inbreuk kan vormen op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene, omdat die gegevens gevoelige informatie over iemand verschaffen. De Wbp noemt deze gegevens bijzondere persoonsgegevens.

Voor de rechtmatige verwerking van deze bijzondere (gevoelige) persoonsgegevens, zoals gegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras of gezondheid of strafrechtelijke gegevens, stelt de Wbp een aantal aanvullende bijzondere voorschriften. Hoofdregel is, dat verwerking van deze gegevens is verboden. De Wbp kent (in de artikelen 17 tot en met 23) een aantal algemene en een aantal specifieke uitzonderingen op dit verbod. Indien op grond van één van deze uitzonderingen het verbod wordt doorbroken, moet de verwerking vervolgens (alsnog) worden getoetst aan de hiervoor genoemde algemene beginselen (zoals vastgelegd in de artikelen 6 tot en met 15) van de Wbp.

Verschillende bijzondere wetten bevatten op onderdelen concretiseringen van deze algemene normen van de Wbp, gericht op de sector die zij regelen. Deze bijzondere regels derogeren aan de bepalingen van de Wbp. Op de gebieden die niet in de bijzondere wet zijn geregeld, geldt de Wbp als algemene wet. In deze sectoren zijn derhalve zowel de Wbp als de bijzondere wet van toepassing. Als voorbeelden van dergelijke wetten kunnen worden genoemd: (de artikelen 42 en volgende van) de Wet op de jeugdhulpverlening en afdeling 5, titel 7, Boek 7 van het Burgerlijk Wetboek over de geneeskundige behandelingsovereenkomst.

Tevens voorzien een aantal bijzondere wetten in een uitputtend regime voor de bescherming van persoonsgegevens in een bepaalde sector. In deze wetten wordt de toepasselijkheid van de algemene regels geheel uitgesloten. Voorbeelden van deze wetten zijn de Wet politieregisters en de Wet gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens.

Een persoon wiens gegevens worden verwerkt, moet kunnen nagaan wat er met die gegevens gebeurt. De Wbp bevat daarom een regeling over informatieverstrekking aan de betrokkene. Deze regeling maakt op een aantal punten onderscheid tussen de situatie dat de Raad de gegevens bij de betrokkene zelf verkrijgt en de situatie dat de Raad de gegevens op een andere manier verkrijgt.

Indien persoonsgegevens worden verkregen bij de betrokkene zelf dan moet de Raad de betrokkene – over de hierna genoemde punten - vóór de verkrijging informeren.

Indien de Raad de gegevens buiten de betrokkene om verkrijgt, moet hij de betrokkene – over de hierna genoemde punten - informeren op het moment dat de raad de gegevens vastlegt. Als de Raad de gegevens uitsluitend verzamelt om deze aan een derde te verstrekken, moet de Raad de betrokkene uiterlijk op het moment van eerste verstrekking aan die derde informeren.

Aan de betrokkene moet in ieder geval worden meegedeeld voor welk doel de gegevens worden verzameld en verwerkt. De Raad dient nadere informatie aan de betrokkene te verschaffen als dat tegenover de betrokkene nodig is om een behoorlijke en zorgvuldige verwerking te waarborgen. Daarbij moet rekening worden gehouden met:

• de aard van de gegevens;

• de omstandigheden waaronder de Raad deze heeft verkregen, en

• het gebruik dat de raad ervan gaat maken.

Hoe gevoeliger de gegevens die de Raad verwerkt voor de betrokkene liggen, hoe meer reden er is om de betrokkene gedetailleerd te informeren over de gegevensverwerking.

In de volgende gevallen is – voor zover hier van belang - de Raad niet verplicht de betrokkene te informeren:

• de Raad hoeft de betrokkene niet te informeren als deze al op de hoogte is van de informatie;

• indien dit noodzakelijk is in het belang van de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

• indien dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Indien de Raad de gegevens niet van de betrokkene zelf heeft verkregen, kan het verstrekken van informatie aan de betrokkene voorts achterwege blijven:

• indien het vertrekken van informatie onmogelijk blijkt of alleen met een onevenredige inspanning kan plaatsvinden;

• indien de vastlegging of verstrekking bij of krachtens de wet is voorgeschreven.

De betrokkene heeft (op grond van artikel 35 van de Wbp) het recht de Raad te vragen of, en zo ja welke persoonsgegevens de Raad ten aanzien van hem verwerkt. De Raad dient op een verzoek om informatie zo spoedig mogelijk te beslissen (zie onder 5.6).

Het antwoord op het verzoek om inzage moet in begrijpelijke vorm bevatten:

• een volledig overzicht van de door de Raad verwerkte gegevens van de betrokkene;

• een omschrijving van:
  - het doel of de doeleinden van de gegevensverwerking;
  - de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;
  - de ontvangers of categorieën van ontvangers

• alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.

Voordat de Raad reageert op een verzoek om inzage, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt de Raad die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen indien de informatie gegevens bevat die hem betreffen.

De Raad moet zich ervan vergewissen dat degene die om informatie vraagt, ook degene is over wie informatie wordt gevraagd. Indien de betrokkene minderjarig is en de leeftijd van 16 jaar nog niet heeft bereikt, of onder curatele is gesteld, dan moet het verzoek om inzage door de wettelijk vertegenwoordiger worden gedaan. Het antwoord van de Raad op dit verzoek moet vervolgens ook gericht zijn aan de wettelijk vertegenwoordiger.

Uitgangspunt is dat betrokkenen recht hebben op informatieverstrekking (inzage én afgifte) over de in gezinsdossiers van de Raad aanwezige informatie.

Een verzoek om informatieverstrekking kan echter in een aantal gevallen worden geweigerd. Voor de Raad zijn met name de volgende gronden van belang:

• indien dit noodzakelijk is ter voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten;

• indien dit noodzakelijk is ter bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen.

Een verzoek om informatie, vervat in documenten die zijn opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt ingewilligd met uitzondering van daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen.

Of een of meer van de weigeringsgronden van toepassing zijn, moet per individueel geval worden beoordeeld. Hierbij dient de Raad speciale aandacht te schenken aan :

• de belangen van de minderjarige(n);

• bezwaren die door andere betrokkene/derden, over wie eveneens gegevens zijn opgenomen, naar voren zijn gebracht bij de Raad.

Indien de Raad bezwaar heeft tegen gehele of gedeeltelijke inzage in en afgifte van informatie uit het dossier, doet hij daarvan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan verzoeker. Indien de Raad voornemens is over te gaan tot inzage of afgifte ondanks bezwaar van een andere betrokkene/derde over wie eveneens gegevens zijn vermeld, wordt laatstgenoemde daarover zo spoedig mogelijk geïnformeerd en in de gelegenheid gesteld binnen twee weken een voorlopige voorziening te vragen (zie paragraaf 5.6).

Een persoon over wie geen gegevens zijn vermeld in de bij de Raad berustende stukken (een derde) heeft op grond van de Wbp geen recht op informatie over persoonsgegevens van een ander. Aan een derde kunnen persoonsgegevens door de Raad alleen worden verstrekt, indien hiervoor een rechtvaardigingsgrond aanwezig is. Voor de Raad kunnen met name de volgende gronden van belang zijn:

• de betrokkene heeft voor de verstrekking van informatie zijn ondubbelzinnige toestemming verleend;

• het verstrekken van informatie vloeit voort uit een wettelijke plicht;

• het verstrekken van informatie is noodzakelijk voor de goede taakuitoefening van de Raad;

• het verstrekken van de informatie noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de raad of van de derde, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, prevaleert.

Het verstrekken van bijzondere persoonsgegevens aan een derde geschiedt alleen met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

Een derde kan op grond van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) een verzoek om informatie bij de Raad indienen. Ingevolge artikel 3, eerste lid, van de Wob kan een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf. Op grond van het derde lid van dit artikel wordt een verzoek om informatie ingewilligd met inachtneming van de in de artikelen 10 en 11 van de Wob genoemde weigeringsgronden. Voor het beleid van de Raad zijn met name de volgende weigeringsgronden van belang:

• in geval van een verzoek om informatie uit documenten, opgesteld ten behoeve van intern beraad, wordt ingewilligd met uitzondering van daarin opgenomen persoonlijke beleidsopvattingen;

• het verstrekken van informatie blijft achterwege indien en voor zover het belang daarvan niet opweegt tegen de volgende belangen:
  - de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer;
  - het voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van bij de aangelegenheid betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen.

Bij de belangenafweging van een dergelijk verzoek aan de Raad is extra aandacht nodig voor de bescherming van de belangen en met name de privacy van degenen over wie gegevens bekend zijn bij de Raad. Tevens moet de Raad betrokkenen (voor zover dat nog niet is gebeurd) altijd inlichten over het ingediende verzoek door een derde, opdat zij hun eventuele bezwaren kenbaar kunnen maken. Door de Raad zal aan deze bezwaren veel gewicht worden toegekend, al geldt niet dat dergelijke bezwaren bij voorbaat doorslaggevend zijn.

Het recht op openbaarmaking ingevolge de Wob dient uitsluitend het publiek belang van een goede en democratische bestuursvoering, welk belang de Wob vooronderstelt. Het komt iedere burger in gelijke mate toe. Daarom kan ten aanzien van de openbaarheid geen onderscheid worden gemaakt naar gelang de persoon of de oogmerken van de verzoeker. Bij de te verrichten belangenafweging door de Raad worden dan ook betrokken het algemene of publieke belang bij openbaarmaking van de gevraagde informatie en de door de (relatieve) weigeringsgronden te beschermen belangen, maar niet het specifieke belang van de verzoeker. Deze belangenafweging kan niet leiden tot niet algemene openbaarmaking, dat wil zeggen slechts bekendmaking aan een bepaalde verzoeker met een specifiek belang.

Gelet op het doel en de uitvoering van de taken van de Raad en de door de Raad uit te brengen rapportages zijn er - naast betrokkenen en de in paragraaf 5.4 genoemde derden - enkele categorieën verzoekers te onderscheiden die functioneel aanspraak kunnen maken op de rapportage van de Raad.

Deze categorieën kunnen zijn:

• de rechterlijke macht en het Openbaar Ministerie in verband met adviezen, rekesten en voorlichting inzake strafzaken;

• het Ministerie van Justitie, indien daartoe vanuit een concrete taak reden is;

• jeugdbeschermingsinstellingen voor zover deze werken in het kader van een kinderbeschermingsmaatregel (waaronder ook justitiële jeugdinrichtingen);

• jeugdbeschermingsinstellingen voor zover deze werken in het kader van het jeugdstrafrecht (waaronder ook justitiële jeugdinrichtingen) en andere netwerkpartners in het jeugdstrafrecht voor zover deze in het verlengde van de doelstelling van de Raad werken (zoals politie, volwassenreclassering, en CAD’s).

• externe deskundigen voorzover informatieverstrekking aan hen nodig is als toelichting op een eventuele vraagstelling van de Raad om een onderzoek door een dergelijke deskundige;

• een door een betrokkene (die in principe zelf geen inzage krijgt in testgegevens) aan te wijzen deskundige / beroepsbeoefenaar. Laatstgenoemde kan inzage krijgen in de testgegevens van het onderzoek van de gedragsdeskundige. De Raad ziet erop toe dat dit materiaal vertrouwelijk wordt behandeld hetgeen impliceert dat het materiaal niet wordt gekopieerd maar wordt teruggezonden. De aangewezen beroepsbeoefenaar dient dezelfde discipline te hebben als de gedragsdeskundige en dient bovendien ingeschreven te staan in een register genoemd in de Wet BIG c.q. in het betreffende beroepsregister.

• De bureaus jeugdzorg en de Advies- en meldpunten kindermishandeling.

Naast de hierboven genoemde categorieën zijn er nog drie categorieën die gezien hun specifieke aard vermelding behoeven:

• de advocatuur. Voor zover een procureur / advocaat als zodanig voor een betrokkene optreedt, vindt toezending van actuele en ter zake doende rapportage aan deze plaats;

• beklaginstanties die bevoegd zijn een oordeel te geven over de handelwijze van de Raad, nadat een of meer betrokkenen daartoe een klacht hebben ingediend. Ter toelichting kan toezending van rapporten en andere op de klacht betrekking hebbende stukken plaatsvinden;

• medewerkers aan wetenschappelijk onderzoek. Informatieverstrekking aan hen kan plaatsvinden indien het wetenschappelijk onderzoek is goedgekeurd door het Ministerie van Justitie en strikte anonimiteit van de betrokkenen is gegarandeerd.

Het verstrekken van persoonsgegevens aan bovengenoemde categorieën is een derdeverstrekking in de zin van de Wbp. Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan deze derden dient een rechtvaardigingsgrond aanwezig te zijn. Indien een betrokkene uitdrukkelijk zijn toestemming heeft verleend, kan aan de derde informatie worden verstrekt. Daarnaast kan door de Raad – ook zonder toestemming van de betrokkene – informatie aan een derde worden verstrekt indien dit voortvloeit uit een wettelijke plicht of indien de informatieverstrekking ten behoeve van een goede taakuitoefening noodzakelijk is (artikel 8 Wbp; zie tevens paragraaf 5.1).

Aan bovengenoemde categorieën derden zullen tevens zgn. bijzondere gegevens worden verstrekt (zie paragraaf 5.1). Uitgangspunt van de Wbp is dat deze gegevens niet mogen worden verstrekt, tenzij dit verbod op grond van een (in de artikelen 17 tot en met 23 van de Wbp genoemde) specifieke of algemene uitzondering kan worden opgeheven.

Voor de Raad zijn in het bijzonder de volgende bijzondere gegevens en de uitzonderingsgronden van belang:

1. persoonsgegevens over iemands gezondheid (artikel 21 Wbp)
   De gegevens over iemands gezondheid omvatten alle gegevens die de geestelijke of lichamelijke gezondheid van een persoon betreffen. Op grond van artikel 21, eerste lid, onder d, van de Wbp mag de Raad voor de kinderbescherming, voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de aan hem wettelijk opgedragen taak, gezondheidsgegevens vertrekken.

2. strafrechtelijke persoonsgegevens (artikel 22 Wbp)
   Op grond van artikel 22, eerste lid, van de Wbp is het verbod om strafrechtelijke persoonsgegevens te verwerken niet van toepassing indien de verwerking geschiedt door organen die krachtens de wet zijn belast met de toepassing van het strafrecht, alsmede door verantwoordelijken die deze gegevens hebben verkregen krachtens de Wet politieregisters of de Wet op de justitiële documentatie en op de verklaring omtrent het gedrag. Ingevolge artikel 12 van de Wet op de justitiële documentatie en artikel 14, eerste lid, onder t, van het Besluit politieregisters kan aan de Raad, ter uitoefening van zijn taak, informatie worden verstrekt uit de justitiële documentatie respectievelijk het politieregister. Het doorverstrekken van deze gegevens aan een derde is alleen mogelijk, indien de uitvoering van de taak met het oog waarop de gegevens aan de Raad zijn versterkt tot doorverstrekking noodzaakt (artikelen 36 Wet op de justitiële documentatie en op de verklaring omtrent het gedrag en 30 van de Wet politieregisters.
   Het verstrekken van strafrechtelijke gegevens aan een derde door de Raad die niet zijn verkregen uit het justitiële documentatieregister of uit het politieregister is alleen mogelijk als de betrokkene hiertoe zijn uitdrukkelijke toestemming heeft verleend. Tevens kan het verbod in deze gevallen worden opgeheven voor zover de verstrekking noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel het College bescherming persoonsgegevens hiertoe ontheffing heeft verleend.

3. persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging (artikel 17 WbP) of over iemands ras (artikel 18)
   Het verbod om deze gegevens aan een derde te vertrekken, kan worden opgeheven indien de betrokkene hiertoe zijn uitdrukkelijke toestemming verleend. Tevens kan het verbod worden opgeheven voor zover de verstrekking noodzakelijk is met het oog op een zwaarwegend algemeen belang, passende waarborgen worden geboden ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en dit bij wet wordt bepaald dan wel het College bescherming persoonsgegevens hiertoe ontheffing heeft verleend.

De betrokkenen moeten van de toezending van de informatie aan de derden op de hoogte zijn. De vermelde bijzondere categorieën worden geacht zodanig zorgvuldig met de toegezonden rapportage om te gaan dat de bescherming van de privacy van de betrokkenen is gewaarborgd.

Beslissing

Op een verzoek om informatie dient de Raad zo spoedig mogelijk te beslissen, doch uiterlijk binnen twee weken na de dag waarop het verzoek is ontvangen. Deze beslissing kan voor ten hoogste twee weken worden uitgesteld. Van dit uitstel wordt vóór de afloop van de eerste twee weken schriftelijk en gemotiveerd mededeling gedaan aan verzoeker.

Indien de Raad bezwaar heeft tegen gehele of gedeeltelijke inzage in en afgifte van informatie uit het dossier, doet hij daarvan schriftelijk en gemotiveerd mededeling aan verzoeker.

Recht van verzet

De betrokkene kan in een aantal gevallen bezwaar maken tegen een gegevensverwerking. De Wbp noemt dit het recht van verzet.

De betrokkene heeft het recht van verzet als het verwerken van zijn persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat de verwerking:

• noodzakelijk is voor de goede vervulling van de taak van de Raad;

• noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd belang van de Raad of een derde.

De betrokkene kan tegen een verwerking op basis van deze grondslagen verzet aantekenen in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. De Raad moet binnen vier weken na ontvangst van het verzet beoordelen of het verzet terecht is gedaan. Is dat het geval, dan moet de verwerking onmiddellijk worden beëindigd.

Bezwaar

Tegen (gedeeltelijke) weigering tot informatieverstrekking in het kader van het verzoek om inzage kan de betrokkene bezwaar maken bij de Raad. Ook degene die zich verzette tegen de informatieverstrekking , terwijl de Raad toch besloot tot informatieverstrekking over te gaan, kan tegen dit besluit bezwaar maken. In dit geval dient de Raad de belanghebbende te wijzen op de mogelijkheid een voorlopige voorziening te vragen aan de rechter, aangezien uitvoering van deze beslissing onomkeerbaar is (zie verder hoofdstuk 6.2).

Tegen een (gedeeltelijke) weigering tot informatieverstrekking in het kader van de WOB kan de verzoeker bezwaar maken bij de Raad.

Tegen een weigering om informatieverstrekking aan een derde door de Raad op basis van de WBP staat geen bezwaar en beroep open. Op grond van de WBP kan de Raad uitsluitend beoordelen of hij tot informatieverstrekking aan een derde in het concrete geval bevoegd is. Dit wil niet zeggen dat in een dergelijke geval de Raad verplicht is de informatie te verstrekken. De WBP biedt de derde geen recht op informatie.

De praktijkleider maakt als eindverantwoordelijke voor de casuïstiek samen met de raadsonderzoeker of een andere betrokken medewerker een afweging van de aangevoerde argumenten en neemt een beslissing over het al dan niet verstrekken van informatie. Ten aanzien van testmateriaal wordt de beslissing genomen door de unitmanager. Deze beslissing wordt vooraf getoetst door een gedragsdeskundige van een andere vestiging.

5.8 Wijze van informatieverstrekking

De informatie kan op verschillende wijze door de Raad aan verzoeker worden verstrekt, nl. door van de documenten die de verlangde informatie bevatten:

• kopie te geven of de letterlijke inhoud ervan in andere vorm te verstrekken;

• kennisneming van de inhoud toe te staan;

• een samenvatting van de inhoud te geven, of

• inlichtingen daaruit te verschaffen.

Bij het kiezen tussen deze vormen van informatie dient de Raad rekening te houden met de voorkeur van de verzoeker en met het belang van een vlotte voortgang van de werkzaamheden. In het dossier dient te worden vermeld dat, wanneer en aan wie, welke informatie is verstrekt. De Raad brengt voor de verstrekking van een afschrift kosten bij de verzoeker in rekening. Ingevolge artikel 39 van de Wbp kan de Raad van een betrokkene een vergoeding in de kosten verlangen die ten hoogste tien gulden bedraagt. Voor de overige verzoeken om informatie wordt een vergoeding in rekening gebracht conform het Besluit Tarieven Openbaarheid van Bestuur van 5 februari 1993 (Stbl. 1993, 112), en indien van toepassing, met inachtneming van wijzigingen van dit besluit.